Upravljanje dokumentima na savremeni način
Tradicionalni vid upravljanja dokumentima sastojao se od zavođenja, indeksiranja i odlaganja papirne dokumentacije u arhivu.
U vremenu obimnog protoka informacija i najrazličitijih tipova dokumenata, primorani smo da ih sortiramo i struktuiramo trošeći dragocjeno vrijeme i resurse.
Usljed velike ekspanzije interneta i sve veće upotrebe novih komunikacionih tehnologija, mnoge organizacije se odlučuju za prelazak sa papirnog na elektronski vid upravljanja dokumentima. Jedan od uslova uspješnosti današnjih organizacija je mogućnost brzog pristupa, skladištenja, arhiviranja i korišćenja pravih informacija u jedinstvenom poslovnom sistemu.
Mi nudimo elektronsko upravljanje dokumentima
Pomoću aplikativnog softverskog rješenja mogućnost unosa dokumenata različitih formata je neograničena i jednostavna, bilo da se radi o skeniranom (ulaznom) ili dokumentu u izvorno elektronskom obliku (izlaznom). Jednom unijeti i obrađeni dokumenti mogu biti odloženi u arhivu u papirnom obliku, jer je njihova dostupnost zagarantovana u svakom trenutku putem DMS softvera. Uvođenjem ovakvih sistema zauvijek stajemo na put mukotrpnim pretragama registara, polica i naslaganih fascikli po stolovima.
Kompletna dokumentacija se čuva u jedinstvenom skladištuu elektronskom obliku, čije pretraživanje se može vršiti jednostavno, brzo i bezbjedno. Pristup dokumentima se određuje na osnovu njihove klasifikacije i dodjele prava korišćenja korisnicima ili korisničkim grupama, čime se eliminiše mogućnost neautorizovanih pristupa ili kopiranja povjerljivih dokumenata.
Prednost korišćenja elektronskog načina upravljanja dokumentima je tačno definisan protok dokumenta od trenutka unosa u sistem, njegovog obrađivanja od strane korisnika, mogućnosti elektronskog potpisa do njegovog arhiviranja. Elektronski trag toka određenog dokumenta u organizaciji dovodi do smanjenja ljudskih grešaka, koje su jedne od najčešćih u savremenom poslovanju.
Na današnjem tržištu, protok informacija igra glavnu ulogu, zbog čega se poslovni svijet sve više oslanja na računarsku pismenost i upotrebu tehnologije za sticanje prednosti nad konkurencijom. Baš zbog ekonomske krize automatizacija poslovnih procesa i uvođenje DMS-a predstavljaju imeprativ koji omogućava znatne uštede u poslovanju.
